Figura 1 - Janela Principal
A nomenclatura usada neste manual é baseada naquela que foi apresentada no manual do Folder245 Flow.
A instalação do módulo não requer nada além senão seguir os passos do programa de instalação.
Um processo é um documento que tramita pelas etapas de um fluxo. Ele é formado, na base de dados do sistema, por 20 índices, inicialmente chamados de Campo1 a Campo20, em que ficam registrados os valores que indexam aquele documento (ano, número, nome, destino etc.); o campo Proprietario, que é o nome do usuário que criou aquele processo; o campo Mensagem, em que pode estar registrada alguma observação mais longa; e o campo Hora de Entrada, que registra o início da etapa.
Durante a criação do fluxo e das etapas, você pode utilizar um rótulo para cada campo, o que facilita na identificação durante a configuração total.
Figura 1 - Janela Principal
Para criar um fluxo, clique no primeiro botão da barra superior (Figura 1), ou então digite Ctrl+N ou, ainda, no menu superior clique em Arquivo e, em seguida, em Novo Fluxo.
Uma janela será aberta (Figura 2), pedindo que seja escolhido um arquivo. Escolha a base Fluxo.mdb que vai aparecer no diretório default, ou então outra base de dados que você tenha criado - sempre com as mesmas características de Fluxo.mdb.
Figura 2 - Novo Fluxo
Em seguida, você deve digitar o nome do fluxo a ser criado (Figura 3). 
Não é permitido o uso dos seguintes caracteres: " ", "-", "*", "!", "\" e "/".
Figura 3 - Nome do Fluxo
O status da janela do Folder245 FlowBuilder irá mudar: aparecendo o número de etapas à direita e, no centro, na barra cinza, aparecendo o nome do fluxo que já existe (Figura 4).
Figura 4 - Status do Fluxo
Resta, então, criar as etapas.
Para modificar a estrutura do fluxo existente, digite Ctrl+A ou clique em Arquivo e Abrir Fluxo.
Para configurar o fluxo, tecla-se F5 ou no menu Operações e Configurar Fluxo. A janela Configurações do Fluxo (Figura 5) será aberta.
Na aba Configurações Gerais (Figura 5) configura-se:
Figura 5 - Configurações Gerais do Fluxo
Figura 6 - Alterar Nome
No caso em que o fluxo for integrado ao Imaging, na aba Integração com Imaging (Figura 7) configura-se:
Figura 7 - Integração com o Imaging
Para criar uma nova etapa, clique <F4> (Figura 4), ou clique no terceiro botão da barra superior, ou então vá ao menu e escolha Operações e, em seguida, Definir Etapa.
Uma janela chamada Etapa do Fluxo será aberta na aba Etapa/Relacionamentos (Figura 9), onde definem-se as principais características da etapa. Caso alguma etapa já exista no fluxo e ela esteja marcada na janela principal, a nova tela será apresentada com a última configuração salva do procedimento.
Na parte esquerda da tela (Figura 9), estão os atributos mais simples das etapas:
À direita da janela Etapas do Fluxo, na aba Etapa/Relacionamentos (Figura 12), há duas
listas: uma, inicialmente, com todas as etapas do fluxo (Possíveis Próximas Etapas) e
outra, no começo, vazia (Atuais Próximas Etapas).
Quando um certo evento ocorrer, o Folder245 Flow
vai considerar que um determinado processo mudou de etapa. Esse "evento", normalmente, acontece quando um (ou mais) campo(s)
possuem determinado valor. Suponha, por exemplo, que exista em um fluxo uma etapa chamada
"Aprovacao". O campo 5 do fluxo pode ter valores 0 (falso) ou 1 (verdadeiro), indicando se o
processo já foi aprovado ou não. Podemos afirmar, então, que o evento que leva um processo desse
fluxo a sair da etapa "Aprovacao" e ir para uma outra qualquer é o campo 5 ficar com o valor 1.
Esse evento é definido, no sistema, como uma regra.
Após a definição de quais etapas serão as próximas, é preciso estabelecer as regras que vão ditar
a transição ou não de um processo para a etapa posterior. Para isso, escolha uma próxima etapa e
clique em Definir Regra. Será aberta uma janela chamada Definição das Regras (Figura 13).
No topo dela, está a mudança de etapa selecionada.
As relações que podem existir entre valor e campo são:
Se a regra selecionada for, portanto:
Figura 8 - Campos do Imaging
5 Criação das Etapas
Um fluxo não faz sentido sem as etapas, procedimentos responsáveis pela fluência correta
e organizada das informações dentro do workflow. A criação de uma etapa em um fluxo exige mais
atributos do que a criação de todo o workflow, e por isso essa seção será dividida para a sua
melhor compreensão.
5.1 Definição da Etapa
Figura 9 - Etapa do Fluxo
Figura 10 - Nome da Etapa
Figura 12 - Relacionamentos
Figura 13 - Definição das Regras
Há 3 listas de opções que devem ter valores definidos para a composição da regra:
então haverá mudança de etapa quando o Campo4 for igual a 1. Da mesma forma, o processo seria tramitado caso Campo3 fosse menor que 2000, o que equivaleria a uma regra definida como:
Note que o programa insere aspas simples (') antes e depois do valor. Não se preocupe com isso, pois é uma convenção do Folder245 FlowBuilder.
Para confirmar a regra, clique em Adicionar (Figura 14).
Figura 14 - Definição das Regras
Repare que existem duas caixas do tipo "radio" à esquerda, chamadas de AND e OR. Elas só importam quando há mais de uma regra que define o evento. Por exemplo, para uma mudança de etapa pode ser necessário que:
- o Campo3 seja igual a 1 ou 2;
- o Campo3 seja igual a 1 e o Campo4 seja igual a 1 (ambas as condições devem valer);
- o Campo3 seja igual a 1 ou o Campo4 seja igual a 1 (basta que uma das condições valha).
Para implementar essas regras, não há mistério, só é preciso adicionar cada regra por vez e manter a opção correta de conectividade entre elas. O AND corresponde ao "E" e o OR ao "OU".
As regras, ao serem adicionadas na base, são mostradas numa lista na parte inferior da janela. Note que sempre a última conectividade (AND ou OR) fica registrada. Mais uma vez, isso é apenas uma convenção do sistema.
Para os 3 exemplos de regras combinadas acima, a regra final, para cada um, respectivamente, é:
- CAMPO3 = 1 OR CAMPO3 = 2
- CAMPO3 = 1 AND CAMPO4 = 1
- CAMPO3 = 1 OR CAMPO4 = 1
Na lista elas aparecem um pouco modificadas, como já foi comentado. Para retirar alguma regra da lista, selecione-a e clique em Remover.
Quando a regra estiver definida, clique em Ativar (Figura 14).
Para consultar a regra de uma etapa, clique no botão Visualizar Regra (Figura 12). A regra será mostrada (Figura 15):
Figura 15 - Visualização das Regras
Número de etapas p/ coleta (Figura 15) determina quantas etapas anteriores devem ser completadas para que esta etapa seja iniciada. Usado quando o fluxo possui ramificações.
Ao fim das operações, clique em Efetuar Alterações.
Uma etapa é representada na Web por uma página com uma parte ou todos os seus campos de indexação,
de modo que eles possam ser alterados para serem passados corretamente para a etapa seguinte.
O formulário de uma etapa é uma espécie de modelo que configura a visualização dos campos
na tela. Para poder definir as características de um formulário, vá até à aba Formulário da
Etapa (Figura 16), dentro da janela Etapa do Fluxo (Figura 9).
O nome do formulário não é, ao contrário do que se imagina, tão importante para o usuário, a
menos que ele queira modificar a página frequentemente. Esse campo refere-se ao nome da página
em que será gravado o formulário. Ou seja, você pode acessá-lo mesmo sem o Folder245
FlowBuilder, utilizando algum editor de texto - para isso, porém, é preciso ter noções
avançadas de HTML.
Existem dois tipos de formulários:
Para criar um novo formulário, clique em Construir novo formulário (Figura 16).
Na janela Criação de Formulários e aba Configuração dos Campos (Figura 17), você escolhe o nome de cada campo, e de que forma prefere que ele apareça na tela.
Ao clicar na seta para passar um campo de disponível para um campo presente no formulário,
abre-se uma janela chamada Classificação do Campo (Figura 18) onde você configura a visualização do campo na tela: o tipo de dado (se será somente leitura, se o usuário poderá escrever em uma caixa de textos, se ele poderá selecionar a partir de uma lista etc).
Para visualizar o tipo do campo, clica-se em Ver Tipo do Campo e será exibida a informação (Figura 19). Para alterar o tipo do campo clica-se em Alterar Tipo do Campo e será exibida a janela Classificação do Campo (Figura 18).
Nesta janela (Figura 18) pode-se escolher ainda tipos de campos que trazem as informações da etapa anterior. Esta opção é utilizada principalmente na construção de formulários de visualização.
Selecione Integração com o Imaging (Figura 17) quando faz-se necessário pesquisar na base de dosumentos Imaging os campos do processo. Ao selecionar este campo, a janela Configurações para Integração com o Imaging (Figura 20) será aberta para que sejam selecionados os
campos a serem utilizados para a pesquisa.
Para concluir o processo de criação do formulário, clique em Criar (Figura 17).
Na aba Opções de Design (Figura 21) são configurados:
Clicando em Chamar Editor, você pode configurar o formulário manualmente, desde que tenha
noções de HTML. Por exemplo, se foi decidido que um campo será representado através de uma caixa
de opções, os valores destas devem ser escritos manualmente no editor.
Segue a seguir as tags para edição manual dos campos:
Obs.: O parâmetro Dependencia no Picklist é opcional.
Em Visualizar Formulário, a página é aberta, mostrando como ela vai aparecer na visualização da etapa na Web.
Se você quiser utilizar um formulário já salvo, escolha-o em Selecionar Formulário (Figura 24).
Na janela Exibição de Processos (Figura 25) define-se quais campos serão mostrados, e em que ordem,
ao exibir os processos em aberto e os rótulos para os campos exibidos.
As páginas de um determinado workflow são sempre acessadas somente após a digitação de um login
e uma senha. Para se ter acesso àquela etapa, é preciso que o login esteja inscrito em um grupo
que, por sua vez, deve estar cadastrado no Folder245 FlowBuilder. Um login pode
estar inscrito em vários grupos, que podem ser cadastrados em etapas mesmo de diferentes fluxos.
Para cadastrar um usuário, clique <F6>, ou escolha Operações no menu superior, e depois
Cadastrar Usuário. A janela Cadastro de Usuários (Figura 26) será aberta.
O usuário deve estar relacionado a grupos, pois somente os grupos terão acesso às etapas dos fluxos. Para inserir o usuário a um grupo basta selecionar o usuário, o grupo em Grupos Disponíveis e clicar na seta para baixo. Os grupos selecionados serão mostrados em Grupos do Usuário. Para confirmar a operação, clique em Aplicar.
Para adicionar um usuário, clique no botão Adicionar Usuário. Será aberta a janela Adicionar Usuário (Figura 27), onde devem ser adicionadas as seguintes informações:
Para alterar os dados de um usuário, selecione o usuário na lista e clique em Editar Usuário. A janela Usuário (Figura 28) será aberta com as informações atuais do usuário selecionado.
Para excluir um usuário, clique no botão Excluir Usuário.
Para alterar a senha do usuário, clique no botão Alterar Senha. A janela Alterar Senha (Figura 29) será aberta para que a nova senha seja cadastrada.
Uma vez concluída a configuração dos formulários e das etapas, basta realizar o procedimento que
vai pôr o fluxo em funcionamento: a ativação.
Esse procedimento é necessário porque o fluxo pode estar sendo construído em um diretório local,
pois o Folder245 FlowBuilder é um módulo cliente do sistema Folder245 Flow.
Entretanto, o workflow definitivo deve estar disponível para toda uma rede. Ou seja, o fluxo
construído deve ser transferido para o servidor, de onde ele vai ser acessado por todos os outros
pontos da rede. É nessa ação que se constitui a ativação do fluxo.
Para iniciar o processo de ativação do fluxo, tecle F10 ou no menu Ferramentas e Ativar Fluxo. O sistema perguntará se o usuário deseja fazer uma cópia de segurança e em seguida a janela Ativando Fluxo (Figura 30) será aberta.
Nesta janela informa-se o caminho onde será gravado o fluxo definitivo de produção.
Para iniciar a classificação de etapas em massa, tecle F8 ou no menu Ferramentas e Classificação de etapas em massa. A janela Classificação de etapas em massa (Figura 31) será aberta.
Selecione as etapas a serem classificadas no quadro Etapas do Fluxo e clique na seta apontada para à direita. As etapas selecionadas serão transferidas para o quadro Etapas a serem classificadas. Para classificar as etapas selecionadas, escolha no quadro Classificação a classificação desejada. Para confirmar clique no botão Classificar Etapas.
Havendo um padrão de fluxo que se repete paralelamente em uma parte do fluxo, pode-se criar ramificações a partir de um banco de dados com os nomes das ramificaçoes paralelas. Para configurar, é preciso definir a etapa principal, a etapa final e o banco de dados com as ramificações. O Folder245FlowBuilder cria automaticamente um novo fluxo com as ramificações correspondentes.
Podemos verificar o fluxo construído de forma gráfica, bastando para isto tecle F3 ou no menu Exibir e Visualização do Fluxo. A janela Folder245FlowViewer (Figura 32) será aberta.
Para alterar os ícones referentes às etapas, clique no menu em Edit e New Icon ou clique sobre a Etapa com o botão direito do mouse.
Utilize as setas para navegar pelo gráfico quando o fluxo não puder ser visualizado completamente na tela.
Para consultar informações referentes às etapas, dê um duplo clique na etapa e a janela Details (Figura 33) será aberta. Nesta janela podemos consultar o nome da etapa, os grupos com permissão de acesso, as regras e o formulário.
O Folder245 FlowManager pode ser verificado no seu manual de utilização.
5.2 Formulário da Etapa
Figura 16 - Formulário da Etapa
Esta diferença entre formulário de cadastro e de visualização é o que permite que um processo seja criado em qualquer etapa do fluxo desde que assim configurado pelo administrador.
Opção ad-hoc:
Nos formulários de visualização, o administrador pode ativar a opção ad-hoc, onde o usuário envia o processo para o destino que desejar.
Figura 17 - Criação de Formulários
Figura 18 - Classificação do Campo
Figura 19 - Tipo do Campo
Figura 20 - Tipo do Campo
Figura 21 - Opções de Design
Figura 22 - Editor de Formulário
Figura 23 - Visualizar Formulário
Figura 24 - Seleciona Formulário
5.3 Exibição dos Processos
Figura 25 - Exibição de Processos
5.4 Acesso
Figura 26 - Cadastra Usuário
Figura 27 - Adicionar Usuário
Figura 28 - Usuário
Figura 29 - Senha do Usuário
6 Ativação do Fluxo
Figura 30 - Ativação do Fluxo
7 Classificação de Etapas em Massa
Figura 31 - Classificação de Etapas em Massa
8 Gerar Ramificações do Fluxo
9 Visualização do Fluxo
Figura 32 - Visualização Gráfica do Fluxo
Figura 33 - Detalhes da Etapa
10 Folder245 FlowManager
